Da bi izbjeglo bilo kakve improvizacije i odagnalo sve dileme u vezi sa odgovorom na to sve učestalije pitanje, Ministarstvo sporta pripremilo je Uputstvo sa detaljnom procedurom o pisanju izvještaja, što periodičnih tj. kvartalinih, što godišnjih, koje su klubovi i savezi dužni da dostave ministarstvu, shodno potpisanim Ugovorima.
Izvještaji se sastoje od tekstualnog i finansijskog dijela, uz formulare koje korisnici, kao i Uputstvo, mogu preuzeti sa sajta Minisarstva sporta, prateći sljedeći link http://www.ms.gov.me/ministarstvo/direktorat_za_sport/172506/Procedura-o-nacinu-izrade-i-dostavljanja-izvjestaja-korisnika-sredstava-po-osnovu-Konkursa-za-sufinansirnje-programa-sportskih-s.html
Klubovi i savezi dužni su da najprije taksativno navedu i opišu kako i u kom obliku su potrošili dodijeljeni novac i to: koje su aktivnosti planirali projektom, da li su ih realizovali i u kojoj mjeri, kao i informacije o eventualnim teškoćama u realizaciji projekta. Uz to, takodje je neophodno da prilože sve izvore kojima se može potvrditi realizacija planiranih aktivnosti (fotografije, video snimci, press cliping...) kao i dokaze o vidljivom i transparentnom označavanju Vlade Crne Gore/Ministarstva sporta kao sufinansijera projekta (na šta ih obavezuje čl. 5 stav 2 Ugovora o korišćenju sredstava za sufinansiranje programa sportskih subjekata za 2017.godinu).
Kada je riječ o finansijskom dijelu, sve isplate u vezi sa dodijeljenim novcem, sportski subjekti treba da realizuju sa računa naznačenog u konkursnoj dokumentaciji. Tu je i tabelarni prikaz troškova za realizaciju programa i čine ga podaci o vrsti troška, broju fakture ili računa po kojem je izvršeno plaćanje, naziv pravnog lica kojem je izvršena uplata, broj izvoda iz banke i datum transakcije, numeričku oznaku dokumenta i iznos.
Za sve vrste troškova neophodno je priložiti specifikaciju, fakturu potpisanu i pečatiranu od strane ovlašćenog lica, kao i izvod iz banke kao dokaz o isplati istog.
Za dnevnice i troškove puta potrebno je priložiti popunjen putni nalog u skladu sa obračunom troškova. U slučaju plaćanja honorara, putnih troškova i dnevnica preko blagajne potrebno je dostaviti kompletnu dokumentaciju (nalog za isplatu, izvod o podizanju gotovine, dnevnik blagajne, gotovinske račune, ugovore, odluke i sl.). Za kupovinu robe i opreme potrebno je da se na računu vidi detaljna specifikacija usluga i robe koja je kupljena (u skladu sa projektom). Svaki račun mora biti potpisan i ovjeren od strane ovlašćenog lica uz koji se može priložiti i fiskalni račun.
Neadekvatni tj. nepotpuni putni nalozi sa obračunom troškova, fakture koje nijesu potpisane i pečatirane od strane ovlašćenog lica i koje se ne odnose na projektne aktivnosti sa kojima je subjekat aplicirao, kao i predračuni, neće se uzimati u razmatranje.
Svako odstupanje od navedene procedure, Ministartsvo sporta će tretirati kao nenamjensko korišćenje sredstava i raskinuti ugovor sa korisnikom.
U zavisnosti od novca dobijenog po osnovu Konkursa, klubovi i savezi dužni su da dostavljaju izvještaje na sljedeći način: ukoliko je podrška manja od 5.000,00€ sportski subjekat je dužan da uz Formular 1. dostavi godišnji izvještaj, a ukoliko je visina podrške jednaka ili veća od 5.000,00€ sportski subjekat je dužan da dostavlja periodične izvještaje u skladu sa dinamikom predviđenom Ugovorom i godišnji izvještaj - Formular 1 i Formular 2. ( oba se mogu preuzeti sa sajta Ministarstva sporta, na već naznačenom linku).
